Организация мероприятия любого формата для большого количества гостей — задача не из легких, тем более если вы не профессионал в event-индустрии. Важно правильно продумать все до мелочей, чтобы каждый гость чувствовал себя комфортно и получил удовольствие от встречи. Какие же принципы важно учитывать при подготовке event’а? Мы подготовили 5 самых важных советов от профессионалов этой непростой сферы.

Основные правила организации мероприятий

  1. Определиться с целями и форматом события. Какое событие вы собираетесь отметить, какое настроение должно быть у гостей? Имеет значение возраст, социальный статус, общие интересы, которые объединяют всех участников. От всех этих нюансов будет зависеть время и место проведения (в ресторане, на открытом воздухе, в конференц-зале) его оформление, количество и характер угощений (полноценное застолье или легкие закуски).
  2. Рассчитать бюджет. В зависимости от финансовых возможностей определите, какую сумму вы готовы выделить на каждый из этапов предстоящего события. Всегда следует рассчитывать бюджет таким образом, чтобы оставалась резервная сумма на случай непредвиденных ситуаций.
  3. Продумать логистику и сценарий мероприятия. Как будут добираться гости, в какое время начнется основная программа, кто будет выступать, с какой программой и в какой последовательности. Нужно обсудить эти моменты с каждым гостем и приглашенным специалистом — ведущим, артистами, фотографом, оператором.
  4. Важна любая мелочь! Гости могут прийти в восторг от наличия интересной фотозоны или наоборот, заскучать на скучном мастер-классе. Кому-то нравятся активные игры и конкурсы, а кто-то предпочитает насладиться шоу в качестве зрителя. Все это важно учесть и найти золотую середину между весельем и пошлостью, разнообразной культурной программой и скукой.
  5. По возможности делегируйте задачи! В одиночку не работают даже профессионалы: целая команда отвечает за организацию мероприятия, и каждый человек занимается своей зоной ответственности. Кто-то может взять на себя вопросы с транспортом, кто-то — с трансфером гостей, кто-то займется визуальным оформлением и т.д.

Но все же, если вы сомневаетесь в своих организаторских способностях, не пожалейте денег и поручите это дело профессионалам! Так, на портале Artist.ru вы найдете лучшие event-агентства Новосибирска, а также ведущих, музыкантов, танцоров, артистов, флористов, фотографов и других профессионалов своего дела, которые помогут вам подготовить идеальное мероприятие.